MAKALAH DATA DAN INFORMASI PERKANTORAN

MAKALAH

DATA DAN INFORMASI PERKANTORAN

diajukan untuk memenuhi salah satu tugas

Mata Kuliah MAN. Perkantoran dan Aset

Oleh

NANDAR SUTISNA

0721027138

‘

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI NEGARA

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

(STIA) SEBELAS APRIL SUMEDANG

2015

KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah “Data dan Informasi Perkantoran”

Adapun makalah ini telah kami usahakan semaksimal mungkin dan tentunya dengan bantuan berbagai pihak, sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami tidak lupa menyampaikan bayak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam pembuatan makalah ini.

Namun tidak lepas dari semua itu, kami menyadar sepenuhnya bahwa ada kekurangan baik dari segi penyusun bahasanya maupun segi lainnya. Oleh karena itu dengan lapang dada dan tangan terbuka kami membuka selebar-lebarnya bagi pembaca yang ingin member saran dan kritik kepada kami sehingga kami dapat memperbaiki makalah ini.

 Akhirnya penyusun mengharapkan semoga dari makalah ini dapat diambil hikmah dan manfaatnya sehingga dapat memberikan manfaat terhadap pembaca.

Darmaraja, Maret 2015 PENYUSUN

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ……………………………..………………………... DAFTAR ISI…………………………………………..……………………..		i ii
BAB I	PENDAHULUAN…………………………..……………………..	1
	1.1 Latar Belakang ……………………..…….…………………… 1.2 Rumusan Masalah…………………...………………………… 1.3 Tujuan……………………………...………………………….. 1.4 Manfaat ………………………………………………...……...	1 1 2 2
BAB II	PEMBAHASAN…………………………………………..……….	3
	2.1 Pengertian Data…………………………………………...…… 2.2 Pengertian Informasi…………………………………...……… 2.3 Komponen-komponen Informasi…………………………...…. 2.4 Perubahan Data Menjadi Informasi………………………...….	3 4 10 11
BAB III	PENUTUP………………………………………………………….	13
	3.1 Kesimpulan……………………………………………………. 3.2 Saran…………………………………………………………...	13 13
DAFTAR PUSTAKA

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1.       Latar Belakang

Zaman sekarang, kebutuhan manusia dalam akses data semakin menaningkat, ini disebabkan adanya pola pergeseran hidup manusia ke arah yang lebih berkembang. Dengan pemanfaatan komputer hal ini dapat terfasilitasi dengan cepat. Akibatnya akan terjadi keefisiansian waktu, biaya dan resource, sehingga akan menghasikan output yang optimal. Disisi lain kebutuhan akan akses data itu terhalangi oleh adanya jarak dan waktu, terkadang kita membutuhkan akses informasi di negara yang berbeda. Dengan adanya akses informasi yang semakin canggih diharapkan dapat memudahkan untuk menjalin komunikasi.

1.2.       Rumusan Masalah

1.        Apa yang di maksud dengan data?

2.        Apa yang dimaksud dengan informasi?

3.        Apa saja komponen-komponen data dan informasi?

4.        Bagaimana Proses perubahan Data Menjadi Informasi?

1.3.       Tujuan

Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk mengetahui  pengertian data dan informasi, komponen-komponen data dan informasi dan jenis-jenis informasi.

1.4.       Manfaat

Manfaat dari pembuatan makalah ini adalah agar lebih mengetahui pengertian data dan informasi beserta komponen-komponennya dan juga elemen sistem informasi.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.       Pengertian Data

Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. 

Dalam kehidupan banyak sekali hal-hal yang terjadi, keunikan kejadian dari kehidupan setiap orang berbeda-beda sehingga cara pandang setiap orang terhadap kejadian tersebut pun berbeda-beda (sesuai dengan apa yang menjadi prinsip dan standar atau tolak ukurnya).

Di dalam dunia IT (Information Technology) pun sama, kesimpulan terhadap sesuatu yang dianalisa mungkin berbeda tetapi hal itu semua dapat diminimalisir dan dihilangkan selama apa yang menjadi pedomannya pun sama.

Dalam dunia IT dan kebutuhan yang disesuaikan, ternyata banyak sekali kejadian yang jika kita memandang untuk kemajuan teknologi dan komunikasi dapat dibuat prosedur dan aturan yang sama sehingga informasi yang dibutuhkan dari suatu kasus akan sama. Biasanya dalam dunia IT yang menjadi permasalahan adalah kasus-kasus yang sering terjadi dan untuk penyelesaiannya masih dengan prosedur yang manual. Beberapa contoh kasus yang terjadi dibeberapa tempat, seperti pengelolaan data administrasi, pengelokaan data perpustakaan (sudah banyak yang tidak manual), dan lain-lain. Untuk mengatasi beberapa contoh kasus diatas diperlukan data dan informasi yang dibutuhkan.

Beberapa definisi tentang data dari sudut pandang yang berbeda-beda:

1.        Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan.

2.        Dari sudut pandang bisnis, data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu(resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi (business data is an organization’s description of things (resources)and events (transactions) that it faces).

3.        Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.

4.        Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

2.2.       Pengertian Informasi

Informasi adalah sejumlah data yang telah diolah melalui pengolahan data dalam rangka menguji tingkat kebenarannya dan ketercapaiannya sesuai kebutuhan. Sedangkan data merupakan bahan mentahnya.

Beberapa definisi tentang informasi dari sumber yang berbeda-beda:

1.         Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

2.         Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

3.         Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

4.         Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Tiga hal penting yang harus diperhatikan dari informasi, yaitu:

1.        Informasi merupakan hasil pengolahan data

2.        Memberikan makna

3.        Bermanfaat

Ciri-ciri informasi yang berkualitas menurut Mc. Leod (1997) yaitu:

a.         Akurat, artinya informasi mencerminkan keadaan sebenarnya.

b.        Tepat waktu, artinya informasi harus ada saat diperlukan.

c.         Relevan, informasi yang diberikan harus sesuai yang dibutuhkan.

d.        Lengkap, artinya informasi harus utuh, tidak setengah-setengah.

Berikut ini beberapa ciri informasi yang baik:

a.         Aktual, yaitu informasi terkini yang sedang hangat dibicarakan.

b.         Faktual, yaitu informasi yang didukung dengan fakta sehingga terjamin kebenarannya.

c.          Bahasa yang di pakai/digunakan singkat, padat dan jelas.

d.         Menarik , yaitu informasi yang memiliki daya tarik atau daya pikat.

2.2.1. Jenis-jenis informasi meliputi:

1.    Absolute Information, merupakan “pohonnya” informasi yaitu jenis informasi yang disajikan dengan suatu jaminan dan tidak membutuhkan penjelasan lebih lanjut.

2.    Substitusional Information, jenis informasi yang merujuk pada kasus dimana konsep informasi digunakan untuk sejumlah informasi. Dalam pengertian ini informasi kadang kala diganti dengan istilah komunikasi.

3.    Philosophic information, jenis informasi yang berkaitan dengan konsep-konsep yang menghubungkan informasi pada pengetahuan dan kebijakan.

4.    Subjective information, jenis informasi yang berkaitandengan perasaan dan informasi manusia. Kehadiran infomasi ini bergantung pada orang yang menyajikannya.

5.    Objective information, jenis informasi yang merujuk pada karakter logis informasi informasi tertentu.

6.    Cultural information, informasi yang memberikan tekanan pada dimensi cultural.

2.2.2. Fungsi Sistem Informasi

Beberapa kegunaan atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1.        Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2.        Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.        Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.        Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.        Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.        Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.        Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8.        Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9.        Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

10.    Sistem Informasi Manajemen untuk Pendukung Pengambilan Keputusan.
Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing.

11.    Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Kegiatan Manajemen.

12.    Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional. Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.

13.    Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen. Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya.

14.    Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis. Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan.

15.    Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi. Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis

2.3.       Komponen-komponen Informasi

Komponen-komponen informasi meliputi:

1.        Root of Information, yaitu komponen inti dati informasi berada pada tahap keluaran pertama sebuah proses pengolahan data yang biasanya disampaikan oleh orang pertama.

2.        Bar of Information, yaitu merupakan badan/batangnya dari informasi yang disajikan dan memerlukan informasi pendukung, agar informasi inti dapat diketahui secara utuh. Contoh : headline surat kabar agar pembaca jelas maka harus membaca informasi selanjutnya.

3.        Branch of Information, yaitu informasi dapat dipahami apabila informasi sebelumnya telah dipahami. Misalnya, ketika kita membaca glosarium atau indeks ketika membaca sebuah buku.

4.        Stick of information, yaitu komponen informasi yang sederhana dari cabang informasi. Bentuk dari informasi ini biasanya berbentuk pengayaan pengetahuan, kedudukannya hanya sebagai pelengkap, terhadapa informasi yang ada.

5.        Bud of Information, yaitu komponen informasi yang sifatnya semi mikro namun sangat dibutuhkan, sehingga diwaktu mendatang informasi ini akan berkembang dan dicari orang, misalnya informasi tentang multiple intelligence, hypoteaching, kurikulum masa depan, pembelajaran abad ke 21, dan lain-lain.

6.        Leaf of Information, yaitu merupakan informasi pelindung untuk menjelaskan konidisi dan situasi ketika informasi itu mucul ke permukaan, seperti informasi tentang prakiraan cuaca, prakiraan kemarau panjang, prakiraan gempa atau gerhana matahari/bulan.

2.4.       Perubahan Data Menjadi Informasi

Pemrosesan data (Inggris: data processing) adalah jenis pemrosesan yang dapat mengubah data menjadi informasi atau pengetahuan. Pemrosesan data ini sering menggunakan komputer sehingga bisa berjalan secara otomatis. Setelah diolah, data ini biasanya mempunyai nilai yang informatif jika dinyatakan dan dikemas secara terorganisir dan rapi, maka istilah pemrosesan data sering dikatakan sebagai sistem informasi. Kedua istilah ini mempunyai arti yang hampir sama,pemrosesan data mengolah dan memanipulasi data mentah menjadi informasi (hasil pengolahan), sedangkan sistem informasi memakai data sebagai bahan masukan dan menghasilkan informasi sebagai produk keluaran.Pada saat ini kegiatan Data Processing sudah semakin luas, baik yang berorientasi kepada ilmu pengetahuan, komersil/bisnis maupun kegiatan pemerintahan, sehingga data yang diolahpun akan bermacam-macam sesuai dengan bidang pekerjaan tersebut.

Dari keterangan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa data tersebut merupakan bahan yang akan diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih mempunyai arti. Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan data atau hasil proses dari data tersebut. Proses perubahan dari data menjadi informasi merupakan :

DATA

– PENGOLAHAN

– INFORMASI

Fungsi utama dari pengolahan data. Cara pengolahan data menjadi informasi tersebut bisa bermacam-macam misalnya secara manual (sempoa), mekanis (register), elektris (kalkulator) dan elektronik (komputer). Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang sesuai dengan keinginan pengguna informasi berdasarkan data-data yang ada. Dalam siklus informasi data diolah melalui suatu proses menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti mengasilkan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses lagi menjadi suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.

Dapat disimpulkan bahwa suatu informasi terdiri dari data yang telah diambil kembali, diolah atau sebaliknya yang digunakan untuk tujuan informatif, membuat kesimpulan, argumentasi atau sebagai dasar untuk pengambilan keputusan.

BAB III

PENUTUP

3.1.       Kesimpulan

Berdasarkan materi di atas, dapat disimpulkan bahwa data bisa berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. Sedangkan informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Jenis-jenis informasi meliputi: Absolute Information, Substitutional Information, Philosophic Information, Subjective Information, Objective Information, dan Curtural Information. Sedangkan komponen-komponen informasi meliputi: Root of Information, Bar of Information, Branch of Information, Stick of information, Bud of Information, dan Leaf of Information.

3.2.       Saran

Semoga uraian ini dapat bermanfaat dalam pengolahan data sehingga menghasilkan informasi yang berkualitas dan dibutuhkan oleh para penggunanya khususnya para pengambil keputusan dalam bidang informasi.

DAFTAR PUSTAKA

http://flashnet.forumotion.com/t43-pengertian-data-dan-informasi(di unduh pada tanggal 18 September 2013, pada pukul 12.28 WIB)

http://www.scribd.com/doc/88520619/Konsep-Dasar-Teknologi-Informasi

http://www.slideshare.net/imamnursyihab/kualitas-informasi

http://golden-student.blogspot.com/2013/04/ciri-ciri-informasi-yang-baik.html

http://senseiipa.wordpress.com/2010/01/06/kumpulan-makalah-dastekkom/