MAKALAH MICROSOFT EXCEL

BAB I
PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Microsoft Excel merupakan program aplikasi spreadsheet ( lembar kerja elektronik ) canggih yang paling popular dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung. Memproyeksikan, menganalisa, dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk table dengn berbagai jenis tabel  yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line, dan banyak lagi. Excel 2000 merupakan pengembangan dari excel dari excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsetrasikn agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting  adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet. Walaupun demikian, excel 2000 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software microsoft ini.

Dalam makalah ini kami menjelaskan mengenai cara menggunakan Microsoft Excel Khususnya dalam dunia pendidikan. Karena fungsi MS. Excel sangat berperan penting dalam dunia pendidikan misalnya dlam mengentri data-data nilai siswa, merangking hasil belajar siswa, pembayaran SPP Siswa, presentasi siswa, dan lain-lain. Dengan alasan trsebut, maka Penulis menyusun makalah ini sebagai penunjang dalam pembelajaran MS. Excel.

B.     Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka rumusan masalahnya adalah sebagai berikut :

1.      Apa pengertian menu dan ikon ?

2.      Apa fungsi menu dan ikon pada MS. Excel ?

3.      Bagaimana cara menyimpan, membuka dan mengelola file buku kerja ?

4.      Bagaimana cara mengatur kolom dan baris ?

C.    Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalh diatas maka maka tujuan penulisan malah ini adalah sebagai berikut :

1.      Mendeskripsikan pengertian menu dan ikon.

2.      Mendeskripsikan fungsi dan ikon pada MS. Excel.

3.      Menjelaskan cara menyimpan, membuka dan mengelola file buku kerja.

4.      Menjelaskan cara mengatur kolom dan baris.

D.    Manfaat Penulisan

1.      Manfaat Bagi Penulis

Manfaat bagi penulis dapat mengembangkan teori yang dipelajari tentang komponen-komponen yang terdapat pada Microsoft Exel.

2.      Manfaat Bagi Pembaca

Manfaat bagi pembaca dapat mengetahui lebih jauh tentang komponen-komponen yang terdapat pada Microsoft Exel.

BAB II
 PEMBAHASAN

A.    Pengertian Menu dan Icon

Menu merupakan kumpulan perintah yang sudah dikelompokan menjadi satu berdasarkan fungsinya masing-masing.

Icon merupakan perintah berbentuk gambar yang dijalankan atau diaktifkan dengan cara klik dua kali menggunakan mouse pada gambar tersebut.

B.     Fungsi Menu dan Icon

Halaman pada ribbon ini berisi tombol-tombol untuk melakukan pengeditan terhadap dokumen yang sedang Anda kerjakan. Untuk dapat mengakses halaman ribbon Home, Anda dapat melakukan dengan mengklik tab Home. Anda juga dapat menggunakan keyboard dengan menekan tombol Alt + H. Langkah ini akan menampilkan kotak-kotak kecil bertuliskan huruf akses cepat bagi setiap perintah pada tab Home. Tekan tombol Alt kembali untuk menonaktifkan huruf akses.

Tampilan tab Home

1.      Fungsi Menu dan Ikon Tab Home.

Menu Tab Home
Kelompok Clipboard
Paste		Menempelkan hasil perintah cut/copy yang ada di clipboard
Cut		Memindahkan bagian yang ditandai ke clipboard
Copy		Menyalin ke clipboard
Format Painter		Melakukan copy format
Kelompok Font
Font Selection		Mengganti jenis huruf
Font Size		Mengatur ukuran huruf
Increase/Decrease Font		Menaikkan dan menurunkan ukuran font satu tingkat
Bold, Italic, Underline		Menebalkan, memiringkan, menggarisbawahi teks
Border		Membuat garis bingkai sel
Fill		Mewarnai sel
Color		Mewarnai huruf
Kelompok Aligment
Vertical Alignment		Mengatur posisi teks secara vertikal pada sel. Atas, tengan, dan bawah
Perataan teks		Mengatur perataan teks, kiri, tengah, dan kanan
Indent		Menambah dan mengurangi inden teks
Teks Orientation		Mengubah kemiringan teks
Merge Cell		Menggabungkan sel
Page Break		Mengatur pemisah halaman
Kelompok Number
Format Cell		Pengaturan jenis penulisan angka
Currency		Format angka untuk mata uang
Persen		Format angka persen
Comma		Mengubah nilai koma ribuan
Increase/Decrease Decimal		Menambah dan mengurangi nilai decimal
Kelompok Style
Conditional Formatting		Melakukan format terkondisi
Format as Table		Membuat format tabel cepat
Cell Styles		Membuat format sel secara cepat
Kelompok Cells
Insert		Memasukkan sel baru
Delete		Menghapus sel
Format		Melakukan format sel
Kelompok Editing
Sum		Melakukan penghitungan
Fill		Membuat pola angka secara kontinu
Clear		Menghapus semuanya dari sel, nilai, hingga format
Sort & Filter		Mengatur data agar mudah dianalisis
Find & Select		Mencari dan menyeleksi teks dalam lembar kerja

2. Fungsi Menu dan Ikon tab Insert

Halaman pada ribbon ini berisi tombol-tombol untuk menyisipkan objek-objek ke dalam naskah, seperti Picture (gambar), Clip Art (seni klip), Chart (grafik/diagram), dan Tabel.

Tampilan tab Insert

Fungsi Menu dan Ikon Tab Insert.

Menu Tab Insert
Kelompok Tables
Pivot Table	Memasukkan tabel pivot
Table	Memasukkan tabe
Kelompok Ilustrations
Picture	Menambahkan gambar pada worksheet
Clip Art	Menambahkan gambar clipart pada worksheet
Shapes	Menambahkan gambar bentuk tertentu
Smart Art	Memasukkan objek smartart
Kelompok Chart
Coloumn	Memasukkan grafik kolom
Line	Memasukkan grafik garis
Pie	Memasukkan grafik pie
Bar	Memasukkan grafik batang
Scatter	Memasukkan grafik distribus
Other Chart	Memasukkan grafik lainnya
Kelompok Link
Hyperlink	Memasukkan hyperlink pada worksheet
Kelompok Text
Textbox	Memasukkan kotak teks
Header & Footer	Memasukkan header dan footer
WordArt	Memasukkan teks dekoratif
Signature Line	Memasukkan garis tanda tangan
Object	Memasukkan objek
Symbol	Memasukkan symbol

3.      Fungsi Menu dan Ikon tab Page Layout

Halaman pada ribbon ini berisi tombol-tombol untuk mengatur tampilan kertas dari naskah yang sedang dikerjakan, seperti mengatur Margins (batas awal dan batas akhir pencetakan kertas),Orientation (posisi pencetakan kertas, tegak atau mendatar), Size (ukuran kertas yang akan digunakan), Columns (tampilan bentuk kolom), dan sebagainya.

Tampilan tab Layout

Fungsi Menu dan Ikon Tab Page Layout.

Tab Page Layout
Kelompok Themes
Theme	Mengubah tema tampilan excel
Color	Mengubah warna tema
Font	Mengubah jenis font tema
Effect	Mengubah efek tema
Kelompok Page Setup
Margin	Mengubah margin halaman
Orientation	Mengubah orientasi halaman
Size	Mengubah ukuran kertas
Print Area	Menentukan area tertentu untuk proses cetak
Breaks	Menentukan pemisah halaman
Background	Menentukan gambar untuk latar
Print Title	Menentukan baris atau kolom yang dicetak pada setiap halaman
Kelompok Scale to Fit
Width	Menentukan lebar hasil cetak agar sesuai banyaknya kertas
Height	Menentukan tinggi hasil cetak agar sesuai banyaknya kertas
Scale	Memperbesar atau memperkecil hasil cetak sesuai persentase Ukuran
Kelompok Sheet Option
Gridlines	Mengatur tampilan garis grid di layar dan di hasil cetakan
Heading	Mengatur tampilan header di layar dan di hasil cetakan
Kelompok Arrange
Bring to Front	Objek ke depan
Send to Back	Objek ke belakang
Selection Pane	Memperlihatkan panel seleksi objek
Align	Meluruskan objek
Group	Mengelompokkan objek
Rotate	Melakukan rotasi objek

4.      Fungsi Menu dan Ikon tab Formula

Halaman pada ribbon ini berisi tombol-tombol untuk mengolah dokumen dengan formula-formula yang telah disediakan oleh Microsoft Excel.

Tampilan tab Formula

Fungsi Menu dan Ikon Tab Formula.

Tab Formula
Kelompok Function Library
Insert Function	Memasukkan fungsi formula
Autosum	Melakukan penghitungan cepat
Recently Used	Memasukkan fungsi yang pernah digunakan
Financial	Memasukkan fungsi keuangan
Logical	Memasukkan fungsi logic
Text	Memasukkan fungsi teks
Date & Time	Memasukkan fungsi waktu
Lookup & Reference	Memasukkan fungsi lookup dan referensi
More Function	Memasukkan fungsi lainnya
Kelompok Defined Name
Name Manager	Membuat, mengubah, dan mencari nama yang digunakan dalam workbook
Define Name	Memberikan nama bagi sel
Use in Formula	Memilih nama yang digunakan pada workbook dan menggunakannya pada formula
Create From Selection	Membuat nama sel secara otomatis
Kelompok Formula Auditing
Trace Precedent	Memperlihatkan panah pada sel lain yang memengaruhi nilaisel ini
Trace Dependent	Memperlihatkan panah pada sel lain yang dipengaruhi nilaisel ini
Remove Arrows	Menghilangkan panas yang dibuat oleh tracer
Show Formulas	Memperlihatkan formula setiap sel
Error Checking	Memeriksa formula yang salah
Evaluate Formula	Memperlihatkan kotak dialog evaluasi formula
Watch Window	Mengawasi nilai beberapa sel saat dilakukan perubahan pada lembar kerja
Kelompok Calculation
Calculation	Menentukan kapan kalkulasi dilakukan
Calculate Now	Melakukan kalkuasi semua workbook sekarang
Calculate Sheet	Melakukan kalkulasi sheet sekarang

5.      Fungsi Menu dan Ikon tab Data

Halaman pada ribbon ini berisi tombol-tombol untuk pengolahan data, seperti mengkoneksikan dengan file-file database lain, memfilter data, mengurutkan data (sorting) dan sebagainya.

Tampilan tab Data

Fungsi Menu dan Ikon Tab Data.

Tab Data
Kelompok Get External Data
From Access	Memasukkan data dariMS Access
From Web	Memasukkan data dari web
From Text	Memasukkan data dari teks
From Other Sources	Memasukkan data dari sumber lain
Existing Connection	Memasukkan data dari sumber yang pernah digunakan
Kelompok Connections
Refresh All	Menyegarkan kembali data yang diambil dari sumber
Connection	Memperlihatkan semua koneksi data pada workbook
Properties	Melakukan spesifikasi koneksi data pada workbook
Edit Link	Mengatur koneksi data dari file lain
Kelompok Sort & Filter
Sort A to Z	Mengurutkan data dari yang terkecil ke terbesar
Sort Z to A	Mengurutkan data dari yang terbesar ke terkecil
Sort	Memunculkan kotak dialog pengurutan
Filter	Melakukan penyaringan terhadap sel
Clear	Menghapus penyaringan pada sel
Reapply	Melakukan kembali penyaringan
Advanced	Melakukan penyaringan spesifik
Kelompok Data Tools
Text to Coloumn	Memisahkan isi sel menjadi beberapa kolom
Remove Duplicates	Menghilangkan baris terduplikasi
Data Validation	Mencegah data yang tidak valid masuk ke sel
Consolidation	Menyatukan nilai beberapa range ke dalam satu range
What-If Analysis	Mencoba beberapa nilai pada formula
Kelompok Outline
Group	Mengelompokkan baris sel sehingga mereka dapat memendekdan memanjang
Ungroup	Memisahkan sel yang mengelompok
Subtotal	Menghitung total beberapa baris data yang berhubungan

6.      Fungsi Menu dan Ikon tab Review

Halaman pada ribbon ini berisi tombol-tombol untuk review (kaji ulang) naskah. Seperti mengecek ejaan, mengubah bahasa, translasi bahasa, menyematkan komentar, dan sebagainya.

Tampilan tab Review

Fungsi Menu dan Ikon Tab Review.

Tab Review
Kelompok Proofing
Spelling	Memeriksa ejaan teks
Research	Membuka panel penelitian referensi
Thesaurus	Saran kata yang sepadan
Translate	Menerjemahkan kata ke bahasa lain
Kelompok Comments
Comment	Memasukkan komentar baru
Delete	Menghapus komentar
Previous	Memperlihatkan komentar sebelumnya
Next	Memperlihatkan komentar selanjutnya
Show/Hide Comment	Memperlihatkan atau menyembunyikan komentar
Show All Comments	Perlihatkan semua komentar
Show Ink	Memperlihatkan keterangan tinta pada lembar kerja
Kelompok Changes
Protect Sheet	Melindungi lembar kerja
Protect Workbook	Melindungi buku kerja
Share Workbook	Berbagi buku kerja
Protect and Share Workbook	Melindungi dan berbagi buku kerja
Allow Users to Edit Ranges	Memperbolehkan pengguna mengubah data
Track Changes	Menelusuri perubahan yang terjadi pada dokumen

C.    Menyimpan, Membuka dan Mengelola File Buku Kerja

1.      Menyimpan file buku kerja

Lembar kerja Excel yang sudah jadi perlu diamankan agar tidak hilang, yaitu dengan cara disimpan ke hardisk atau disket terlebih dahulu. Lembar kerja yang terdapat dalam sebuah workbook akan disimpan dalam file Excel, cara menyimpan workbook dengan menggunakan ikon adalah sebagai berikut.

1) Klik ikon   pada quick access toolbar.

2) Setelah masuk ke kotak dialog Save As, masukkan pilihan folder untuk menyimpan lembar kerja di dalam kotak pilihan Save in.

3) Isikan nama file sesuai dengan keinginan di kotak isian file name dengan cara menghapus dulu nama file default Excel. Sebagai contoh, apabila Anda akan mengganti nama file menjadi Daftar Nilai, maka yang harus dilakukan adalah menghapus “Book 1” kemudian ketikan “Latihan 1”.

4) Apabila Anda menginginkan file simpanan Anda dapat dibuka kembali pada aplikasi Excel selain 2007 (misalnya di Excel 2003), maka gantilah tipe penyimpanan pada kotak pilihan Save As Type menjadi Excel 97-2003 workbook.

atau dengan memilih Save as Type Perhatikan tampilan berikut.

5) Setelah selesai klik Save

Dari proses penyimpanan tersebut, hasil lembar kerja Excel yang Anda simpan memiliki ekstensi xls. Berdasarkan contoh di atas, nama file yang tersimpan menjadi Latihan 1.xls

2.       Menyimpan lembar kerja Excel dengan nama baru

Langkah untuk menyimpan lembar kerja Excel dengan nama baru adalah sebagai berikut.

a.    Klik tombol office button.

b.    Klik Save As sehingga akan tampil kotak dialog Save As.

c.    Pada kotak pilihan Save In, pilihlah folder sebagai tempat untuk menyimpan lembar kerja Excel yang baru. Apabila Anda tidak melakukan perubahan, maka hasil penyimpanan akan tersimpan dalam folder yang sama dengan tempat penyimpanan file yang lama.

d.    Pada kotak isian File name, isikan nama file yang baru, lalu klik save.

3.  Menyimpan lembar kerja Excel yang pernah disimpan

Lembar kerja lama yang pernah disimpan dapat pula disimpan kembali setelah Anda melakukan perubahan-perubahan. Proses penyimpanan file ini dilakukan dengan beberapa cara, di antaranya adalah sebagai berikut.

a.    Dengan cara mengklik tombol office button, kemudian klik Save.

b.    Dengan mengklik ikon Save ( ) pada quick access toolbar.

c.    Dengan menekan tombol Ctrl + S di keyboard.

4.Membuka kembali lembar kerja Excel

Apabila Anda ingin membuka kembali lembar kerja Excel yang pernah disimpan di hardisk dengan menggunakan ikon, maka caranya adalah sebagai berikut.

·         Klik ikon   pada menu office button.

·         Setelah muncul kotak dialog Open, pilih folder dan klik file yang dicari melalui kotak isian Look in.

·         Klik tombol Open pada kotak dialog Open atau klik dua kali file yang ingin dibuka. 

            Jika Anda akan membuka file Excel dari flashdisk caranya adalah sebagai berikut.

·         Klik ikon pada quick access toolbar.

·         Pilih Removable Disk (G:) pada kotak isian Look in.

·         Klik nama file Excel yang ingin dibuka.

·         Klik tombol Open pada kotak dialog Open atau klik dua kali file yang ingin dibuka.

5.       Mengedit lembar kerja Excel

Mengedit lembar kerja Excel dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu dengan menggunakan mouse dan dengan menggunakan ikon. Dalam hal ini proses editing yang dilakukan adalah memindahkan data dalam sebuah sel pada lembar kerja Microsoft Excel. Berikut adalah cara mengedit lembar kerja Excel dengan menggunakan mouse.

·         Blok sel pada data yang ingin dipindahkan.

·         Pada posisi data yang diblok, klik kiri mouse dan tahan.

·         Seret kursor ke sel tujuan yang diinginkan, kemudian mouse dilepaskan.

·         Langkah untuk mengedit lembar kerja Excel dengan menggunakan ikon adalah sebagai berikut. 

·         Blok data pada sel yang akan dipindahkan.

·         Klik ikon Cut pada tab menu Home submenu Clipboard.

·         Aktifkanlah sel tujuan untuk meletakkan data.

·         Klik ikon Paste pada tab menu Home submenu Clipboard.

D.    Mengatur Kolom dan Baris

Mengatur Kolom dan Baris Excel 2007- Anda dapat melakukan pengaturan kolom dan baris pada worksheet yang sedang dikerjakan. Pengaturan ini dapat dilakukan secara mudah.

a. Mengubah Ukuran Kolom Excel 2007

Anda dapat secara spesifik menentukan ukuran kolom. Caranya, blok sel atau range yang akan diatur ukurannya. Pada tab Home grup Cells, klik tombol Format kemudian klik Column Width. Masukkan nilai baru pada kotak Column width, klik OK. Maka, lebar kolom D akan berubah sesuai keinginan. Cara lain mengubah ukuran kolom adalah, gerakan pointer mouse ke arah column headers. Posisikan pointer mouse ke garis pemisah antara column header D dan E sampai pointer berubah. Lakukan dragging ke arah kanan untuk memperlebar dan ke arah kiri untuk mempersempit kolom.

Untuk mengubah beberapa kolom dengan ukuran lebar yang sama, Anda dapat melakukannya, dengan memblok atau memilih dengan bantuan tombol Ctrl, beberapa Column Header yang akan diubah. Selanjutnya, posisikan pointer mouse ke sebuah garis pemisah daricolumn header yang terblok. Lakukan dragging ke arah kanan untuk memperlebar, atau ke arah kiri untuk mempersempit.

b. Menambahkan dan Mengurangi Kolom Excel 2007

Anda dapat menambahkan kolom-kolom dalam Excel dengan 2 (dua) cara, yaitu sebagai berikut.

1.    Klik sebuah sel, misalnya pada sel A1. Klik tab Home, periksa grup Cells, klik tombol dropdowndi sisi tombol Insert, klik Insert Sheet Columns.

2.    Klik column header, misalnya column header B, klik kanan pada daerah kolom yang terblok dan pilih Insert.

(a) melalui tab Home>Insert

(b) pilih column header dan klik kanan

Kolom akan ditambahkan pada sisi kiri dari posisi kolom aktif. Untuk menambahkan beberapa kolom sekaligus, lakukan dengan memblok beberapa column header, kemudian lakukan salah satu cara di atas. Untuk mengurangi kolom juga disediakan 2 (dua) cara, yaitu sebagai berikut.

1.       Klik sebuah sebuah sel, misalnya sel A1. Pada tab Home, periksa grup Cells, klik tombol dropdowndi sisi tombol Delete, klik Delete Sheet Columns.

2.       Klik column header misalnya column header B, klik kanan pada daerah kolom yang terblok dan pilih menu Delete.

Anda juga dapat mengurangi beberapa kolom sekaligus dengan memblok beberapa column header, kemudian lakukan salah satu cara di atas.

c. Mengubah Ukuran Baris Excel 2007

Untuk mengubah ukuran ketinggian baris dapat dilakukan dengan cara mengklik sebuah sel pada baris tersebut. Contoh, jika Anda ingin mengubah ukuran baris ke 10, klik saja sel A10, atau B10, atau x10. Pada tab Home, periksa grup Cells, klik tombol Format, kemudian klik Row Height. Masukkan nilai baru pada kotak dialog Row height, klik OK. Maka, baris 10 sudah berubah ukuran tingginya. Cara lain mengubah ukuran tinggi baris adalah, gerakan pointer mouse ke arah row headers. Posisikanpointer mouse ke garis pemisah row header 10 dan 11. Lakukan dragging ke arah bawah untuk mempertinggi dan ke arah kiri untuk memperpendek baris.

Untuk mengubah beberapa baris dengan ukuran tinggi yang sama, Anda dapat melakukannya, dengan memblok atau memilih dengan bantuan tombol Ctrl, beberapa row headeryang akan diubah ukurannya. Kemudian, posisikan pointer mouse ke sebuah garis pemisah dari row header yang terblok. Lakukan dragging untuk mengubah ukuran baris.

d. Menambahkan dan Mengurangi Baris Excel 2007

Anda dapat menambahkan baris dalam Excel dengan 2 (dua) cara, yaitu sebagai berikut.

·         Klik sebuah sebuah sel, misalnya sel A1. Klik tab Home, periksa grup Cells, klik tombol dropdown di sisi tombol Insert, klik Insert Sheet Rows.

·         Klik row header, misalnya row header 5, klik kanan pada daerah kolom yang terblok dan pilih Insert .

Baris akan ditambahkan pada sisi atas dari nomor baris aktif. Untuk menambahkan beberapa baris sekaligus, dengan memblok beberapa row header, kemudian lakukan salah satu cara di atas.

Gambar 5.39 Cara untuk menambahkan beberapa baris sekaligus

Untuk mengurangi baris juga disediakan 2 (dua) cara, yaitu sebagai berikut.

1.      Klik sebuah sebuah sel, misalnya sel A1. Klik tab Home, periksa grup Cells, klik tombol dropdown di sisi tombol Delete, klik Delete Sheet Rows

2.       Klik row header, misalnya row header 7, klik kanan pada daerah kolom yang terblok dan pilih menuDelete.

Anda juga dapat mengurangi beberapa baris sekaligus dengan memblok beberapa row header, kemudian lakukan salah satu cara di atas.

BAB III
PENUTUP

A.    Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan diatas maka dapat di simpulkan bahwa menu merupakan kumpulan perintah yang sudah dikelompokan menjadi satu berdasarkan fungsinya masing-masing.

Icon merupakan perintah berbentuk gambar yang dijalankan atau diaktifkan dengan cara klik dua kali menggunakan mouse pada gambar tersebut.

Fungsi dari pada menu dan ikon pada Microsoft Excel sangat beragam. Karena dengan  hal tersebut kita akan di permudah dalam hal pengolahan angka, selain itu kemungkinan kesalahan juga akan sangat minim karena kecanggihan software pengolah angka ini.

Secara garis besar pada Microsoft excel ada mmenu Home, Insert, formulas, data, view dan review.

B.     Saran

      Dalam kesempatan ini kami memberikan saran kepada pembaca apabilaterdapat kesalahan dalam pembuatan makalah ini baik penulisan atau susunan kata, kami harapkan agar pembaca dapat memakluminya karena kami masih dalam tahap pembelajaran. Kritik dan saran akan kami terima dengan lapang dada.